O passo a passo para implementar a transformação digital no seu escritório

Para inovar é preciso mudar a estrutura da empresa por meio da tecnologia. Entenda como avançar nesse processo

30/07/2020 às 9:00

A transformação digital é uma necessidade atual em negócios de qualquer segmento. Com a implementação da tecnologia, as empresas ganham eficiência, organização, satisfação dos clientes, redução de custos e um melhor desempenho.

A pesquisa global Connectivity Benchmark 2020, publicada em 2020 pela MuleSoft, revelou que 92% das organizações estão realizando iniciativas de transformação digital ou as planejam para 2021.

Mas essas modificações vão além da simples instalação de algumas ferramentas no escritório. É preciso rever a cultura organizacional e pensar na mudança estrutural da companhia, dando protagonismo total à tecnologia.

Entretanto, se o seu escritório já passou por esse processo, o ideal é reavaliar se está na hora de ampliar o que já foi realizado. Como as soluções são atualizadas constantemente, é fundamental manter-se conectado às inovações tecnológicas do setor em que atua.

Neste artigo, você verá:

  • Atenção à conectividade
  • Analise as tecnologias do mercado
  • Entenda a importância da nuvem
  • Inove
  • Invista em segurança da informação
  • Capacite a equipe
Imagem de uma mão conectando botões em hologramas para simbolizar a transformação digital em escritórios.
A transformação digital vai além da instalação de algumas tecnologias no escritório. Foto: Freepik

Verifique a conectividade do escritório

Para inovar, o primeiro passo é investir em conectividade. A transformação digital interliga equipes, processos e tarefas, por isso é preciso que a conexão seja estável, capaz de manter, por exemplo, a comunicação interna, com os clientes e parceiros de forma eficiente e segura.

Um estudo do MIT (Massachusetts Institute of Technology) publicado em junho de 2020 revelou que o Brasil é o quinto país no mundo com maior dificuldade para o home office. Isso porque 67% da população tem acesso a internet a uma velocidade média de 24 mbps e falta dados sobre o percentual de colaboradores que possuem experiência no trabalho remoto. Além disso, quase metade (47%) das residências conta com moradores menores de 15 anos.

Como líder em serviços de conectividade, como Rede Móvel, Voz Fixa e Banda Larga (com velocidade 4.5G e a hiperconexão de Vivo Fibra de até 1GIGA), a Vivo Empresas atua como um parceiro tecnológico estratégico, apoiando a digitalização de organizações de diversos tamanhos e setores, nos mais diferentes estágios de maturidade digital.

Entre outras soluções, oferece a Internet Dedicada, uma solução com rede exclusiva que oferece suporte 24 horas, sete dias por semana, e a garantia de resolução de problemas em até quatro horas. Alguns planos ainda incluem a locação de roteador, gestão e pacotes de segurança.

Invista em computadores atuais

Uma pesquisa do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC), enumerou os maiores desafios da quarentena: insuficiência de equipamentos adequados para o trabalho remoto:

  • 36%: falta de computadores e outros equipamentos;
  • 22%: lidar com sistemas obsoletos.

Tendo em vista o problema, é importante que o escritório tenha acesso a equipamentos atualizados. Para isso, uma boa opção é a locação. A solução Vivo Tech, por exemplo, inclui desktops, notebooks, tablets e netbooks novos e de diferentes fabricantes – podendo ser trocados a cada renovação de contrato sem custo – com seguro, instalação e atualização de antivírus e suporte técnico.

Imagem de uma mulher sorrindo ao apertar um botão em holograma. No botão está escrito a palavra ideia.
A conectividade e equipamentos são os primeiros passos para inovar no escritório. Foto: Freepik

Estude as tecnologias disponíveis

Primeiramente, identifique quais das novas plataformas poderão contribuir com os processos do seu escritório. Há ferramentas de comunicação interna e com o cliente, gerenciamento de tarefas, acesso a sistemas, entre outras.

Estude os softwares e suas funções, sempre projetando quais benefícios podem ser conquistados com a implementação de cada um. Depois, selecione o que garantirá a melhor performance.

Se o seu escritório já utilizar algumas dessas tecnologias, analise os resultados e verifique se é preciso ajustes ou atualizações.

Um exemplo disso, é a solução Microsoft 365 da Vivo Empresas. O pacote é um recurso em nuvem com 1 TB de armazenamento e a possibilidade de várias ferramentas online, como, por exemplo:

  • Pacote;
  • E-mail corporativo personalizado,;
  • Aplicativos como o Microsoft Teams – que permite chats e chamadas de vídeo em grupo, compartilhamento de arquivos e privacidade total.

Aposte na nuvem

De acordo com o Gartner, os gastos com tecnologia devem diminuir em até 8% neste ano por conta da pandemia. Porém, à medida que a isolamento social estimula o trabalho remoto, alguns segmentos acabam sendo fortalecidos, como o serviço de nuvem, com crescimento estimado em 19%. 

Outra solução importante para a inovação de escritórios é o Cloud, uma tecnologia que possibilita acesso seguro a programas, plataformas, arquivos e dados de qualquer lugar e dispositivo que a equipe estiver conectada à internet.

Assim, tudo fica centralizado, organizado no mesmo ambiente virtual, possibilitando acesso remoto 24 horas por dia. Todas as informações podem ser compartilhadas em tempo real.

De modo que se um membro do time acessar um relatório, por exemplo, outro colega da mesma empresa também poderá entrar no mesmo documento ao mesmo tempo e juntos finalizar a tarefa ou realizar os ajustes necessários.

Inovação

Analise quais áreas podem ser digitalizadas e invista nisso. Quanto mais processos digitalizados, mais agilidade e maior integração e controle serão conquistados.

A inovação é outra camada fundamental para a transformação digital do seu escritório e duas ferramentas podem contribuir com isso: Big Data e Internet das Coisas (IoT).

Com o Big Data é possível capturar, processar e analisar um grande volume de dados. Assim, fica mais fácil traçar estratégias, vislumbrar cenários, tendências e comportamentos de mercado, tomando decisões mais precisas.  

Além disso, a IoT possibilita a conexão de diversos aparelhos e permite que troquem dados entre si, deixando o negócio ainda mais integrado e inteligente.

Dentre as possibilidades para o escritório estão a automatização de processos e a geração de relatórios em tempo real, proporcionando tomada de decisões mais assertivas.

Imagem de vários dispositivos conectados e integrados para simbolizar a IoT.
No escritório, IoT pode automatizar processos e gerar relatórios em tempo real. Foto: Freepik

Invista em segurança da Informação

Para se ter uma noção do aumento dos crimes virtuais por conta da pandemia, o FBI divulgou dados, em junho de 2020, de seu Centro de Denúncias de Crimes de Internet. Antes da Covid-19, a divisão recebia aproximadamente 1.000 reclamações diárias sobre cibersegurança, porém o número passou a ser de 3.000 a 4.000 registros por dia, após o novo coronavírus.

Com todos os dados do escritório digitalizados, é fundamental garantir que tudo esteja em um ambiente seguro. Portanto, além de conectividade, equipamentos, inovação e ferramentas na nuvem é imprescindível investir em Segurança da Informação junto com a transformação digital.

Dessa forma, a empresa se resguarda contra ciberataques. Para ajudar empresas de diversos tamanhos e setores a protegerem seus sistemas e informações, a Vivo Empresas oferece diversas soluções, com funcionalidades adequadas à prevenção de ataques online específicos. Como exemplo, proteção de rede, serviços de detecção e resposta a riscos cibernéticos em cloud e segurança para credenciais de identidade e acesso aos sistemas.

Treine o time para a transformação digital

Por fim, é preciso treinar a equipe para usar as novas ferramentas. O processo só é completo e eficiente se os colaboradores souberem aproveitá-las.

O relatório da Delloite A promessa digital: Os nove principais desafios de transformação digital por instituições financeiras publicado em 2020, classifica a cultura antiga da empresa como um dos maiores obstáculos para a digitalização. Portanto, o documento frisa a importância de conseguir um alinhamento entre todos, um entendimento dos benefícios da mudança e uma adesão completa.

A dica é engajar as equipes, mostrando que a tecnologia é um facilitador do trabalho e que haverá muitos benefícios nesta implementação.

As inovações devem trazer uma mudança na cultura da empresa e muitos funcionários podem sentir dificuldades nessa adaptação.

Conclusão

Investir em tecnologia é um dos maiores benefícios para o escritório, colaboradores e clientes. Entre os principais benefícios da transformação digital destacam-se eficiência, organização, economia, satisfação e desenvolvimento.

Porém, para se chegar a esse fim, é preciso estudar o negócio e as tecnologias que melhor o atendem. Além disso, é fundamental que os funcionários sejam incluídos no processo, que acreditem na eficácia das mudanças e sejam capacitados para trabalhar com as inovações e tirar o melhor proveito delas.

A Vivo Empresas apoia o processo de digitalização de todos os tipos e tamanhos de negócios, oferecendo as mais modernas soluções tecnológicas, tais como os serviços de conectividade, como Rede Móvel, Voz Fixa e Banda Larga com velocidade 4.5G e hiperconexão de Vivo Fibra de até 1GIGA.

E então, gostou desta matéria? Esperamos que seu escritório cresça ainda mais com o avanço na jornada de transformação digital.

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Até a próxima!

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