Digitalização no escritório de contabilidade: as transformações e os benefícios de investir em tecnologia

A revolução digital trouxe mudanças para as empresas contábeis que estão mais eficientes, modernas e seguras.

24/04/2020 às 14:00

Os escritórios de contabilidade vêm passando por transformações, já que, cada vez, o mercado exige mais informações detalhadas e em tempo real, além de novas formas de comunicação com os clientes atendidos.

É aqui que entram a digitalização e a conectividade. A tecnologia vem tornando o trabalho contábil mais ágil, assertivo e eficiente. No dia a dia, há menos papéis e já se pode contar com recursos como lançamentos online e assinatura digital que trazem mais praticidade ao dia a dia.

Neste artigo, você verá:

  • As mudanças no cenário da contabilidade
  • Vantagens da digitalização dos documentos
  • Softwares específicos para a área contábil
  • Assinatura digital
  • O resultado: mais tempo e mais clientes
Imagem de uma pessoa mexendo em um computador ao lado de uma caneca de café e uma calculadora para simbolizar escritórios de contabilidade.
Com a digitalização dos escritórios de contabilidade, os processos estão mais ágeis e eficientes. Foto: Freepik

Menos burocracia e mais facilidades na era digital

A digitalização nos escritórios de contabilidade vem ocorrendo de forma natural, tendo em vista que o governo passou a usar a tecnologia para facilitar as entregas e a fiscalização.

O Fisco evoluiu ao adotar novas ferramentas e desburocratizar processos. Com o advento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em 2005, tudo ficou mais prático e os serviços virtuais puderam ser amplamente utilizados.

O mesmo se deu no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), criado em 2007. Por meio desse processo, a Receita Federal digitaliza todas as informações de interesse do Fisco e de seus contribuintes. Desta forma, as exigências contábeis se reúnem em uma plataforma 100% online.

Outro exemplo é que, desde 2010, as declarações de Imposto de Renda só podem ser entregues via internet. E assim, com o compartilhamento virtual de dados e documentos, foi possível reduzir a quantidade de arquivos impressos, deslocando-os para a nuvem.

Dados de uma pesquisa da Sage, divulgada no ano passado, apontam que 81% dos entrevistados entendem que o armazenamento de arquivos e documentos em nuvem é mais seguro e prático em relação ao acesso de arquivos e sistemas. E sobre o uso da tecnologia, 44% daqueles que a utilizam no cotidiano afirmam ter otimizado entre 30% e 40% de seu tempo, podendo dedicar-se a mais tarefas.

Outra pesquisa sobre o ecossistema contábil brasileiro, conduzida pela Omie aponta que, para melhorar os serviços e expandir em 2020, 32,3% dos escritórios de contabilidade pretendem investir na contratação de novas tecnologias.

Adeus à papelada

Uma das transformações mais visíveis que a tecnologia aos escritórios de contabilidade é o fim do armazenamento de papéis. Se antes era preciso reservar um ambiente para guardar os arquivos com a documentação de cada cliente, com a digitalização toda a papelada passa a ser armazenada em nuvem ou em servidores, desafogando as áreas e ainda garantindo proteção — menor risco de perda, extravio ou danificação dos papéis.

A segurança é garantida por criptografia, firewall e senhas de acesso. E, entre os benefícios imediatos, estão os ganhos em sustentabilidade (menos uso de papel).

Para exemplificar: as notas fiscais de uma empresa devem ser guardadas pelo prazo legal de cinco anos, segundo exigência do Fisco. Sendo assim, imagine o espaço físico que tanto papel ocuparia. Já de forma digitalizada, com uso de Cloud, todos esses arquivos ficam em ambiente virtual (é possível dispensar as impressões) com segurança e fácil acesso.

Imagem de uma mesa de escritório de contabilidade vista de cima e com uma imagem de uma grande nuvem em cima para simbolizar o Cloud.
Com a adotação do Cloud, escritórios de contabilidade dizem adeus a papelada. Foto:Freepik

Softwares para escritório de contabilidade

O mercado dispõe de diversas opções de softwares específicos para o setor contábil. Além de facilitar o trabalho, eles realizam algumas atualizações. O cálculo de impostos, por exemplo, pode ser automatizado e moldado facilmente de acordo com as atualizações tributárias. Lançamentos manuais são coisa do passado.

Com a digitalização, todos os processos podem ser padronizados, o que possibilita menores chances de erro.

Um sistema de gestão ERP (Enterprise Resources Planning), por exemplo, possibilita a emissão de notas fiscais eletrônicas, guias de pagamento, conciliação bancária, elaboração de relatórios com dados em tempo real, criação de calendários virtuais com alertas de vencimentos e datas de pagamentos, entre outros. Todos os procedimentos são feitos de forma online, imediata, com segurança e sem burocracias.

Assim, reduzem-se problemas com fiscalização e o escritório é capaz de oferecer entregas ágeis e precisas para os clientes. O software pode disponibilizar, ainda, outras atividades, como controle de patrimônio, solicitações de serviços online e apuração de impostos.

Além disso, a centralização das atividades da empresa em um software melhora a visualização de tudo o que acontece dentro do negócio, permitindo acompanhar em tempo real o andamento das tarefas, os atendimentos específicos e as necessidades de melhorias ou modificações no sistema de trabalho.

Assinatura eletrônica

Quantas vezes os clientes e as empresas de contabilidade eram obrigados a imprimir seus documentos, assiná-los de próprio punho e encaminhá-los fisicamente? Ou pior: ir ao cartório reconhecer firma? Esses trâmites foram simplificados com o processo de certificado digital, que valida os documentos assinados de forma eletrônica.

Trata-se da assinatura vinculada a um certificado digital que comprova a autoria, dando validade jurídica ao documento.

Esse método é fundamental para garantir o trabalho em um negócio digitalizado ou que está avançando em sua jornada de transformação digital.

Os escritórios de contabilidades têm nesta ação um valor agregado, que resulta no aumento de eficiência, mobilidade e agilidade para os clientes.

Ganho de tempo e de clientes para o escritório de contabilidade

A digitalização do negócio, que amplia o uso da conectividade para o desenvolvimento das funções de gestão e do dia a dia, também resultam em economia de tempo.

Assim, os processos tornam-se menos burocráticos, dispensando o envio de malotes de documentos; a procura por arquivos e documentos é simplificada por meio de mecanismo de busca virtual. Além disso, fica muito mais simples importar lançamentos, gerar notas fiscais eletrônicas e reunir informações rapidamente, cada vez mais atualizadas, para elaboração de relatórios.

Também deixa de ser necessário fazer reuniões presenciais com cada cliente, já que podem ser substituídas pelas reuniões virtuais. Com isso, evitam-se deslocamentos, atrasos e é possível tratar dos assuntos de maneira mais assertiva. 

Dúvidas mais simples e urgentes também podem ser sanadas no dia a dia por meio do WhatsApp ou qualquer outro aplicativo virtual, de forma imediata.

Outra vantagem da conectividade: a ampliação da capacidade geográfica de atendimento. Assim, a tecnologia permite que o escritório de contabilidade mantenha clientes em todos os cantos do país, uma vez que a presença física deixa de ser fundamental. Portanto, uma internet de qualidade consegue-se manter toda a comunicação – tanto entre as equipes como com os clientes.

Imagem de uma pessoa com um tablet na mão e a imagem de vários cadeados, computadores e celulares para simbolizar a conectividade.
A conectividade também garante uma boa comunicação entre a equipe e clientes. Foto: Freepik

Conclusão

A digitalização no escritório de contabilidade é fundamental não só para otimizar a empresa, ganhar tempo e melhorar resultados, mas também para acompanhar as transformações e as novas solicitações do modo de trabalho dos clientes e dos governos.

Com o suporte de novos processos tecnológicos, é possível reduzir consideravelmente o tempo de execução de tarefas, o que garante mais produtividade aos funcionários e amplia sua capacidade de atendimento aos clientes.

Quer se destacar em seu segmento? Acompanhe a evolução do mercado contábil. Invista em uma conexão de internet de qualidade e implemente em seu escritório tecnologias de ponta, como Cloud Computing e Sistemas ERP. Mantenha seu escritório conectado.

E já que estamos falando em como se sobressair em seu segmento, sugerimos a leitura do artigo que apresenta maneiras efetivas de fazer com que seu escritório vire referência no setor. Aproveite ainda para saber como criar pontos de contato com o cliente.

Então, esperamos que tenha gostado e o convidamos a continuar acompanhando o Blog Vivo Meu Negócio.

Até a próxima!

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