6 benefícios da transformação digital dos escritórios

Conectividade e clientes mais satisfeitos são apenas duas das vantagens da implementação da tecnologia no dia a dia do negócio

23/07/2020 às 9:00

A pandemia acelerou a transformação digital, fazendo as empresas se adaptarem para manter suas operações. Mudanças que estavam programadas (ou sendo estudadas) foram colocadas em prática às pressas.

Uma pesquisa global da MuleSoft, realizada no final de 2019, apontava que o investimento em tecnologia deveria aumentar em 2020: 48% dos entrevistados disseram que investiriam em Big Data e Analytics, 41% em Multicloud e 41% em Inteligência Artificial.

Entretanto, devido ao novo contexto, muitas ferramentas foram adquiridas e colocadas em uso para garantir, principalmente, o trabalho remoto. Até porque um estudo do MIT (Massachusetts Institute of Technology) publicado em junho de 2020 indicou que o Brasil é o quinto país no mundo com maior dificuldade para o home office.

Outra pesquisa realizada pela Xerox Holdings Corporation sobre o Futuro do Trabalho, divulgada em junho de 2020, revela que as empresas estão investindo para apoiar o trabalho híbrido remoto no período pós-pandemia. Os dados apontam 56% de aumento no orçamento de tecnologia e 34% no planejamento para aceleração da transformação digital do negócio.

Neste artigo, você vai conhecer os benefícios da digitalização dos escritórios:

  • Mais eficiência
  • Organização
  • Clientes satisfeitos
  • Áreas interconectadas
  • Menos gastos
  • Assertividade
Imagem de um homem de terno e gravata segurando um tablet na mão e a fivgura de várias nuvens em volta para simbolizar a transformação digital.
Alguns escritórios estudam fazer home office permanentemente. Foto: Freepik

1. Eficiência no escritório

É inegável que a tecnologia facilita e otimiza processos em qualquer área. No escritórios das empresas, fica fácil mensurar essa vantagem.

Antes, registrar dados e buscar um documento eram procedimentos que consumiam tempo. A partir do momento que a conectividade se instalou, o cadastramento ficou mais simples – e em um clique, é possível encontrar o que precisa. 

Se antes era preciso enviar e receber malotes com documentação e papeladas, com a digitalização tudo pode ser transmitido de forma virtual. Um exemplo disso é a assinatura eletrônica que otimiza as idas aos cartórios.

E até mesmo os encontros presenciais e as ligações agendadas com os contratantes podem ser substituídos por mensagens instantâneas. Um escritório de advocacia, por exemplo, pode facilmente resolver pendências de processos de seus clientes via WhatsApp, tirando dúvidas, solicitando documentos ou fotos, entre outros. 

Portanto, a transformação digital efetivamente ajuda a agilizar os processos.

2. Organização interna e centralização

A empresa pode adquirir softwares específicos do mercado – como para a gestão de escritórios de contabilidade ou de advocacia – ou mesmo pedir o desenvolvimento de um exclusivo para sua área de atuação.

Com ferramentas de gestão e produtividade, o fluxo de trabalho fica mais refinado, as equipes conseguem visualizar melhor suas tarefas, objetivos e o controle das operações.

Inclusive, esse tipo de tecnologia é uma aliada do trabalho remoto. Com os processos digitalizados, trabalhar a distância e em equipe se torna possível.

O Microsoft 365 é um exemplo disso. A solução dá acesso a ferramentas online, como, por exemplo:

  • Pacote;
  • E-mail corporativo personalizado;
  • Ferramentas de Colaboração como o Microsoft Teams – que permite chats e chamadas de vídeo em grupo, compartilhamento de arquivos em ambiente seguro.

A Cloud é outra tecnologia fundamental nesse processo. Por meio dela, é possível ter acesso a programas, plataformas, arquivos e dados de qualquer lugar e dispositivo conectado. O time fica integrado mesmo a distância e tudo é organizado e centralizado na nuvem, com segurança completa.

Cada vez mais, áreas e setores diversos dos escritórios precisam se comunicar para trabalharem juntos. A integração dos departamentos garante que todos estejam por dentro das ações, metas e do que está sendo planejado para o futuro.

E é no ambiente virtual que eles se encontram. Com a interconexão, plataformas de comunicação e gestão, as informações podem ser centralizadas e disponibilizadas para todos.

Imagem de uma grande nuvem em cima de prédios em uma cidade para simbolizar o uso de Cloud.
Nuvem é uma tecnologia fundamental para se inovar nos escritórios. Foto: Freepik

3. Melhora na experiência do cliente

A evolução digital dos escritórios também vem suportando o atendimento personalizado. Segundo o Gartner, a experiência do cliente é vital para a satisfação e a lealdade da base de clientes de uma empresa. Tanto que é uma das três principais áreas de investimento em marketing (30% do recursos investidos em customer experience).

Com aplicações e plataformas capazes de aproximar os clientes das empresas, o contato acontece natural e diretamente. Assim, o consumidor pode acompanhar cada processo e fazer correções em tempo real.

Além disso, com o avanço da conectividade, as reuniões virtuais ganham cada vez mais confiabilidade e garantem resultados tão efetivos quanto os encontros presenciais – com a vantagem de economizar o tempo de deslocamento. Assim, é possível realizar videoconferências de alta qualidade com pessoas em locais diferentes, o que otimiza recursos e tempo.

Para tanto, é preciso uma internet confiável e rápida. A Internet Dedicada é uma boa solução porque oferece serviço exclusivo, já que, com ela, o escritório não dividirá a rede com outras empresas.

4. Interligação das diferentes áreas e mais controle

Com o uso da Internet das Coisas (IoT), tudo pode ser interligado e a gestão fica ainda mais eficiente e prática.

Por meio dessa ferramenta, é possível receber em tempo real dados sobre as operações do escritório no dia a dia. E a tecnologia ainda permite conectividade a longas distâncias.

Imagem de um escritório com várias pessoas de pé e o simbolo de várias nuvens e dispositivos interligando elas para simbolizar a transformação digital em escritórios.
As áreas e departamentos estão cada dia mais conectados e a tecnologia ajuda nisso. Foto: Getty Images

5. Menos custos

Uma pesquisa do Gartner feita em março de 2020 com CFOs revela que 62% deles planejam cortes de despesas gerais por conta das interrupções de operações relacionadas à pandemia.

Nesse sentido, soluções digitais ajudam a poupar recursos de diferentes formas. Veja alguns exemplos:

  • Com sistema digitalizado reduzem-se os gastos com papel e impressões;
  • A possibilidade de dispensar a infraestrutura física de TI, já que o auxílio pode ser remoto;
  • O redução de recursos com deslocamentos, pois as reuniões podem ser virtuais;
  • Automação de tarefas para a liberação dos colaboradores para atividades mais estratégicas. Um escritório de contabilidade, por exemplo, pode contar com aplicações e plataformas remotas para emitir relatórios e pagamentos de guias. Assim, otimiza-se o tempo dos contadores, que conseguem atender mais clientes e de maneira mais personalizada;
  • Necessidade de menos espaço físico nos escritórios, a partir da disseminação do trabalho remoto. O que reflete na economia com aluguel, energia elétrica, água e outros insumos.

6. Assertividade

Se o escritório contar com ferramentas de Big Data e Inteligência Artificial, estará bem à frente da concorrência.

Isso porque essas tecnologias permitem capturar, processar e analisar um grande volume de dados que ajudam a prever cenários futuros, identificar tendências, comportamentos de mercado e de consumo.

E, certamente, com base nessas informações, fica mais fácil para o negócio traçar estratégias eficientes e inovadoras, personalizadas e assertivas para seu público-alvo.

Imagem de vários símbolos de conectando.
Com base em dados, fica mais assertivo tomar decisões para inovar o seu escritório. Foto: Freepik

Conclusão

A transformação digital dos escritórios já começou. Ela é urgente, inadiável e só traz melhorias para os negócios.

A eficiência dos processos, o trabalho mais centralizado e organizado, a satisfação dos clientes, as áreas interconectadas, a economia e a oportunidade de tomar decisões mais assertivas são os benefícios de aplicar a tecnologia no dia a dia.

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Por fim, esperamos que tenha gostado desta matéria. No entanto, antes de ir embora, aproveite para ver outras matérias que separamos para você:

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