Trabalhar remotamente é uma tendência. E a lista de motivos para isso é extensa: redução de gastos, agilidade, aumento da produtividade, bem-estar dos colaboradores e muitos outros itens. No entanto, a interação entre a equipe ainda é uma preocupação para as empresas. Para que as atividades em grupo não sejam prejudicadas, os programas de videoconferência têm sido essenciais. O Skype, por sua vez, detectou essa necessidade e lançou o Skype for Business, versão empresarial da plataforma.
A versão empresarial do Skype tem diversas funcionalidades atrativas para o universo corporativo.
Como usar o Skype for Business
A ferramenta conta com diferentes funcionalidades voltadas para o universo corporativo. Aliás, o objetivo do programa é reunir as mais importantes formas de comunicação em uma só plataforma, desde recursos de troca de mensagens, vídeos e até videoconferências.
Porém, ao contrário da sua versão tradicional, a versão empresarial não é gratuita. Para começar a usar, é necessário aderir ao pacote Office 365. Há diferentes planos, com os principais programas da Microsoft incluídos, como Word, Power Point e Excel, o que garante uma experiência completa.
Como criar uma conta no Skype for Business
O Skype for Business já faz parte do pacote Office 365, portanto, para usar basta abrir o programa que já deve estar instalado em seu computador. No primeiro acesso, você deve inserir a sua identificação e senha do Office 365 e, em seguida, clicar em entrar. É possível que, além da sua ID, também seja solicitado o seu endereço de entrada. Via de regra, ambos são o endereço do seu e-mail corporativo, então é só preencher a mesma informação nos dois campos e pronto! Você já pode utilizar a sua conta do Skype for Business.
Agora que você já descobriu como habilitar a sua conta, veja a seguir os benefícios da plataforma!
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Reuniões com o Skype for Business
No caso do Skype for Business, o foco é aprimorar a organização e a realização de reuniões – tão comuns no dia a dia corporativo. Os colaboradores podem se conectar por meio de diferentes dispositivos, como por exemplo, tablet, smartphone ou desktop.
Inclusive, o limite de conexões ao mesmo tempo em uma única “sala” é de 250 pessoas (na versão tradicional do Skype é possível conectar somente até 20). Ou seja, dá para fazer uma conversa com diversos membros ao mesmo tempo, sem prejudicar a qualidade da experiência.
O Skype for Business permite a conexão de até 250 pessoas por reunião.
Aliás, o compartilhamento dos vídeos não sobrecarrega a internet e, mesmo assim, garante alta velocidade. Ou seja, dificilmente irá travar, mesmo com a capacidade máxima de participantes. Todos são identificados por fotografias e cargos, o que facilita no reconhecimento de toda a equipe.
Para agendar, o usuário consegue integrar a plataforma ao Outlook, que também é da Microsoft, e marcar as reuniões a partir do e-mail. Porém, a ferramenta também permite a organização de reuniões imediatas, sem a necessidade de agendamento prévio. Para os dois casos, links personalizados são gerados e enviados aos convidados.
Tecnologia para facilitar a rotina
O Skype for Business permite a gravação das reuniões, o que facilita o trabalho posteriormente, uma vez que você não perde nenhuma informação importante. Aliás, depois de recolher o material, você ainda consegue transmitir o vídeo por meio da plataforma (e para mais de 10 mil pessoas). O recurso se chama Transmissão de Reunião do Skype.
Para usá-lo, é preciso acessar o portal https://portal.broadcast.skype.com e criar um evento. Você pode permitir que outras pessoas assistam ao conteúdo ou então restringi-lo apenas para convidados. O material pode ser acompanhado ao vivo e depois fica disponível no portal para o acesso de interessados no tema.
A interatividade também é um forte do programa. Durante a conversa, é possível compartilhar a tela com as pessoas que estão do outro lado. Assim, você consegue fazer apresentações à vontade. Os participantes podem mandar e receber documentos anexos e ainda usar o chat para fazer questões para quem está à frente da reunião.
É possível compartilhar a tela e aproveitar diversos outros recursos interativos.
Outras possibilidades são usar quadros brancos para complementar a apresentação para quem gosta de desenhar na hora de explicar, criar sessões de perguntas e respostas e fazer questionários ao longo da reunião. Tais recursos aumentam a interatividade e, com isso, a produtividade da equipe.
Além disso, a ferramenta tem versões para celulares Android e iOS. Assim, os colaboradores podem se conectar mesmo se não tiverem no escritório ou com o computador em mãos.
Integração que facilita o dia a dia
Como o Skype for Business é totalmente integrado ao pacote Office 365, o usuário consegue usar seus programas mais famosos, como Word, Excel e Power Point, para fazer anotações em tempo real sem comprometer a experiência de quem está acompanhando a conversa. Inclusive, também é possível usá-los para complementar a reunião de alguma forma.
Interatividade é o ponto alto da ferramenta.
A criação dos usuários é feita por meio do Office 365. No entanto, não é possível fazê-la individualmente. Por isso, é necessário atribuir a tarefa para um setor ou profissional responsável. E se houver problemas no meio do caminho, a boa notícia é que o Skype oferece suporte telefônico 24 por dia.
Segurança
Assim como na versão tradicional, o Skype for Business já vem com criptografia para as conversas por textos e também por áudio. Ou seja, a segurança dos dados trocados por meio do software está garantida. Portanto, os dados não serão interceptados por terceiros.
Office 365 na Vivo
O Office 365 é um dos produtos oferecidos pela Vivo Empresas. Afinal, o objetivo é facilitar o dia a dia do empresário com soluções práticas e atuais. A contratação é imediata e pode ser feita pelo site (conheça aqui as condições). Além do Skype for Business, o usuário tem direito a usar ferramentas importantes para a empresa, como Pacote Office, Exchange e One Drive for Business.
É possível fazer a contratação do Office 365 pela Vivo (e com preços atrativos).
Ou seja, para contratar, você escolhe O pacote que contratado determina se haverá limite de usuários, quais aplicativos e programas estarão inclusos no pacote, quais versões irá usar (online ou para desktop), quais são os tipos de dispositivos que podem ser conectados, o limite de capacidade da armazenagem em nuvem e se haverá e-mails corporativos, entre outros quesitos.
Quando usar o Skype for Business?
Está na dúvida se continua com a versão tradicional do Skype ou se opta pela Business? Fazemos aqui uma comparação para facilitar a sua escolha.
Business
- Conecta até 250 pessoas por reunião;
- Grava as conversas em vídeo;
- Há a possibilidade de exibi-las para até 10 mil pessoas;
- Você é o responsável por gerenciar as contas dos seus colaboradores;
- Garante segurança de nível empresarial;
- Reuniões transmitidas em formato HD;
- Quadro colaborativo;
- Possibilidade de fazer questionários ao longo da reunião;
- Chat para a troca de mensagens.
Tradicional
- Conecta até 20 pessoas por vez;
- Não grava conversas em vídeo;
- Permite compartilhamento de tela;
- Pode ser contratado individualmente;
- Não permite a função de anotações simultâneas;
- É gratuito, a menos que você queira fazer ligações para celulares ou telefones fixos;
- Chat para a troca de mensagens.
A versão Business do Skype é uma opção interessante para quem tem a necessidade de fazer reuniões maiores e se preocupa com a segurança dos dados. Como há a necessidade de contratar o pacote Office 365 para obter o programa, será uma experiência mais completa e eficaz.
Todos os dados trocados, inclusive, podem ficar armazenados na nuvem. Assim, a equipe consegue checar o material antes e depois da reunião. Prático, não é? Aliás, praticidade é essencial no dia a dia de uma empresa. Então, aproveite para ler um guia de como implantar o trabalho remoto na sua empresa. E continue conosco, aqui no Blog Vivo Empresas, para mais conteúdos como esse!