Trabalho remoto: entenda como equipamentos de TI podem melhorar (ou derrubar) a produtividade da sua equipe

A locação de equipamentos é uma boa solução para garantir o home office por ser econômica, prática e eficiente.

01/04/2020 às 9:00

A necessidade de isolamento frente à pandemia da Covid-19 fez do trabalho remoto um modelo vital para a continuidade de muitos negócios. E, assim, de uma semana para outra, trabalhar em casa tornou-se uma realidade para muitos profissionais.

E a tendência é que, de agora em diante, este seja o “novo normal”.

De acordo com o Gartner, 88% das organizações encorajaram ou determinaram que seus empregados passassem a trabalhar de casa devido ao coronavírus.

Adotar o home office, no entanto, exige uma infraestrutura adequada. A necessidade de disponibilizar máquinas e softwares essenciais, por exemplo, impulsionou a demanda por soluções e equipamentos capazes de permitir a realização das atividades fora do ambiente corporativo.

Neste artigo, daremos dicas práticas sobre como uma organização pode se movimentar para buscar alternativas eficientes – e em tempo recorde – para viabilizar o trabalho remoto.

Você vai ver aqui:

  • Equipamentos necessários ao trabalho remoto
  • Definição de padrões para o trabalho fluir melhor
  • Oferecer suporte é essencial
  • Conectividade em favor da produtividade
  • Como a empresa deve se organizar

Mudança necessária

Inúmeras empresas que ainda levavam em banho-maria a possibilidade de estruturar uma política formal de home office foram, literalmente, atropeladas pela propagação mundial do coronavírus.

O isolamento social obrigou as organizações a reverem as suas estruturas. E, com isso, tornou-se imperativo buscar formas de oferecer, à toque de caixa, equipamentos e programas adequados ao trabalho remoto.

Computador sobre a mesa de trabalho, simbolizando o trabalho remoto.
Adotar o trabalho remoto foi uma medida para conter a Covid-19. Foto: Pexels.

No documento Resiliência Empresarial Plano de Gestão de Crise: COVID-19, a consultoria Ernst & Young (EY) elencou nove insights essenciais para a construção de um plano de gestão de crise e continuidade dos negócios. E, entre eles, destacou ‘Tecnologia e Segurança da Informação’ entre os pontos mais sensíveis:

“A tecnologia é um componente relevante para a continuidade do negócio, mas é preciso estar atento para que seu uso não exponha a empresa a vazamentos involuntários de dados e invasões da rede interna, entre outros riscos. Após a crise, algumas práticas adotadas para a manutenção das operações podem ser mantidas (“novo normal”),como reuniões e trabalhos remotos, e outras podem ser aprimoradas, como no incentivo à robotização de processos manuais”.

É comum, no entanto, a empresa não dispor de uma infraestrutura pronta para atender a todo o contingente de colaboradores que passaram a atuar remotamente. Por isso, muitas delas têm buscado soluções alternativas para suprir essa demanda.

O Instituto Trabalho Portátil, especialista na criação de programas de trabalho remoto, viu sua demanda aumentar em 50% desde o anúncio de pandemia. A organização, que atende clientes como Braskem e Banco Votorantim, teve de acelerar os contratos vigentes para garantir a implementação dos programas. E, segundo informaram, esse processo costuma levar até um ano em épocas normais.

Quais equipamentos são necessários para o trabalho remoto?

A pesquisa The IWN Global Workspace, realizada pelo Internacional Workplace Group com 15 mil profissionais em 80 países, apontou que 50% dos entrevistados já trabalhavam em casa mais de uma vez por semana.

No entanto, a adoção dessa prática requer planejamento e estratégia. Em situações de crise, por exemplo, é preciso escalonar a distribuição dos equipamentos dos quais a empresa já dispõe. A dica é mapear quais áreas precisam trabalhar sem interrupções. Elas devem ter a prioridade.

Em seguida, é necessário definir quantos equipamentos extras serão necessários. Em vez de comprá-los, o aluguel aparece como uma solução interessante, por ser mais ágil e demandar menor investimento.

Uma vantagem da locação de máquinas é que o acesso a equipamentos de última geração é facilitado. E, eles, por sua vez, são normalmente equipados com softwares de trabalho em versões mais atualizadas.

Esse fator contribui significamente para a produtividade das equipes.

Além disso, o serviço de manutenção costuma estar incluso no pacote de contratação, bem como os antivírus e demais aplicações necessárias para garantir a segurança da informação.

Computador sobre a mesa simbolizando o trabalho remoto.
A locação de equipamentos é uma solução vantajosa. Foto: Pexels.

Além dos computadores, a empresa precisa configurar também o acesso remoto como, por exemplo, a VPN – uma rede virtual privada. Com ela, o tráfego de informações fica mais seguro e os funcionários podem consultar o que precisam dentro do servidor da empresa.

Padrões para o trabalho fluir melhor

De acordo com um estudo conduzido pela Harris Poll, 60% dos mil funcionários consultados desde o início de março afirmaram estar confiantes no fato de conseguirem executar seus trabalhos de forma eficiente. Porém, o sucesso depende de um fator: as empresas instituírem padrões obrigatórios de trabalho em casa.

Segundo o estudo, esses padrões estão ligados diretamente a três fatores: segurança, equipamentos físicos e soluções tecnológicas capazes de viabilizar o trabalho. 

Embora o trabalho ocorra nas residências dos colaboradores, a legislação brasileira prevê a responsabilidade do empregador pelas condições oferecidas. Portanto, é essencial criar políticas, dar orientações sobre medidas de segurança e garantir a infraestrutura adequada.

Oferecer suporte é essencial

Uma pesquisa realizada pela Avast em 2019 apurou que 58% dos entrevistados afirmaram que não recebem suporte tecnológico ou o conhecimento necessário quando precisam trabalhar em casa.

Por isso, em um cenário comum, é importante que a companhia disponha de um nível alto de maturidade tecnológica antes de adotar o home office.

Homem ao telefone enquanto faz anotações em um papel simbolizando o trabalho remoto.
Oferecer um suporte é muito importante. Foto: Pexels.

Em uma situação emergencial, organizar uma equipe de suporte com profissionais 100% dedicados aos atendimentos é imprescindível. A empresa deve, ainda, estabelecer um meio de contato e comunicar aos colaboradores o procedimento que será adotado.

Conectividade a favor da produtividade

8% dos colaboradores que estão em home office devido à Covid-19 já puderam testemunhar um aumento na produtividade, segundo pesquisa conduzida pela Ticket com 7 mil usuários no Brasil. E, para eles, a conectividade tem um papel decisivo. Isso porque a conexão à internet tem sido a grande responsável por permitir que as equipes estejam sempre em contato.

É possível, por exemplo, tirar dúvidas em questão de minutos por meio de plataformas específicas, como Microsoft Teams, Google Hangouts e Skype. As reuniões feitas por videoconferência também viabilizam as trocas.

mulher digitando simbolizando o trabalho remoto.
A conectividade viabiliza os processos. Foto: Pexels.

Além disso, um ambiente em nuvem garante que arquivos e projetos em andamento sejam compartilhados com todos. Somam-se, ainda, a flexibilidade de horários e o conforto, segundo a pesquisa realizada pela Ticket.

Ainda de acordo com o levantamento, as ferramentas tecnológicas mais utilizadas pelos consultados durante esse período de quarentena têm sido:

  • WhatsApp ou outros apps de conversa (20%);
  • E-mails (16%);
  • Notebook (12%);
  • Videochamadas pontuais (10%);
  • Reuniões diárias (8%);
  • Telefone digital instalado no computador (4%).

Como cada empresa deve se organizar

De acordo com um estudo conduzido pela consultoria Betania Tanure Associados (BTA) com 359 empresas que atuam no Brasil, adaptar as atividades presenciais para a realidade virtual é o maior desafio do home office. Foi a resposta dita por 61% dos entrevistados.

Em seguida, apareceram questões como gerenciamento das equipes (45%), infraestrutura tecnológica (43%), aplicação do trabalho remoto para todos os níveis da organização (40%) e a digitalização dos processos (20%). A seguir, trazemos sugestões para suprir cada uma das preocupações das empresas.

Conclusão

A implementação do trabalho remoto é um processo que pode levar de seis meses a um ano. No entanto, em tempos de pandemia, as empresas tiveram de criar planos emergenciais para permitir que seus colaboradores trabalhem em casa.

Nesse sentido, softwares, computadores e tablets adequados são essenciais. E a locação aparece como uma boa solução por ser econômica, prática e eficiente. Além disso, estabelecer padrões e dar apoio às equipes é fundamental.

  • Gerenciamento de equipes: os softwares de gestão de equipes auxiliam bastante. É possível ter uma visão geral sobre cada tarefa, seus prazos e andamento. Cabe ao gestor também marcar reuniões periódicas para acompanhar a evolução das atividades, trocar ideias e, assim, envolver toda a equipe. Metas devem ser estabelecidas para a conclusão dos projetos.
  • Infraestrutura tecnológica: os equipamentos do dia a dia, como computadores e tablets, devem ser disponibilizados pelas empresas. A disponibilização de um suporte conduzido pela equipe de TI também é fundamental. Outro ponto importante é ter o antivírus atualizado, uma vez que mantém a segurança de dados e informações que circulam na rede. Por fim, ter um ambiente em nuvem, que possibilita armazenar arquivos compartilhados, é essencial.
  • Digitalização dos processos: a digitalização está ligada à infraestrutura tecnológica. Os meios mencionados no tópico acima permitem que a empresa tenha os seus processos digitalizados, o que é essencial para a prática de home office.

A Vivo Empresas oferece diferentes meios para garantir a infraestrutura necessária para a prática de home office

Esperamos que tenha aproveitado a leitura.

Então, até a próxima!

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